La gestion du personnel sert à définir les données de base des employés. Nous y enregistrerons toutes les informations personnelles, telles que nom, adresse, date de prestations salariales des différents employés (par ex. le salaire mensuel, les heures supplémentaires, les différents frais, etc…)
Ce numéro permet d’identifier et de retrouver l’employé. Il est judicieux de les numéroter avec méthode. Ceci vous permettra de sélectionner des plages d’employés pour les impressions, calcul, etc,…
| Exemple : | 1 – 100 Employés payés aux mois |
| 101 – 500 Employés payés à l’heure |
Le champ intitulé est utilisé pour la forme de politesse (Monsieur, Madame, etc) pour cet employé. Ce texte apparaîtra dans tous les documents comportant l’adresse de l’employé.
Nom de famille de l’employé.
Profession de l’employé.
Information adresse, numéro postal, ville, pays de l’employé.
Prénom de l’employé.
Téléphone de l’employé.
Nom de la personne répondant au téléphone. La saisie de ce champ est utile pour les étrangers. En effet, il arrive fréquemment que ces personnes n’aient pas le téléphone et qu’ils communiquent le numéro d’un voisin ou d’un ami.
Liaison de la personne responsable de l’employé. Permet de créer automatiquement l’organigramme de la hiérarchie de l’entreprise. L’option affichage de l’organigramme est disponible depuis l’onglet [Accueil] dans la section [Affichage].
La distinction entre les assures du sexe masculin et ceux du sexe féminin est nécessaire en raison des taux de prime différents qui sont appliqués dans l’assurance obligatoire contre les accidents non professionnels et de l’âge respectif déterminant pour la rente AVS à prendre en considération pour le calcul du montant exonéré des cotisations.
Ce code permet de définir si l’employé est soumis ou pas aux cotisations pour l’assurance maladie.
L’obligation de verser les cotisations AVS commencent en général avec l’année qui suit celle durant laquelle le salarié accomplit sa 17ême année. Pour les bénéficiaires de rentes AVS, les cotisations ne sont prélevées que sur la partie du salaire qui dépasse un certain montant exonéré.
L’obligation de verser les cotisations AVS peut être déterminée à partir du numéro d’assuré ou de la date de naissance et du code AVS.
Lorsqu’il est renoncé à la déduction des cotisations AVS du salarié, le montant de ces cotisations doit être calculé et ajouté aux bases AVS et CNA comme salaire déduites du salaire déterminant (conversion des salaires nets en salaires bruts). Les primes ANP non déduites du salaire ne doivent pas être compensées.
L’assurance-accidents obligatoire ne connaît pas de limite d’âge pour l’obligation de payer des primes. Aucun montant ne peut donc être déduit à titre d’exonération.
Date de naissance de l’employé. Si cette date est omise lors du contrôle du numéro d’assuré AVS, elle sera automatiquement calculée par le programme.
Pour l’attestation de salaire AVS, il y a lieu de saisir pour chaque personne le numéro d’assure AVS à 13 chiffres du certificat d’assurance. Lorsqu’une personne n’est pas encore soumise aux cotisations AVS, on saisira la date de naissance.
Cette date se rapporte au numéro d’assuré AVS. Si l’employé n’a pas encore de numéro d’assuré, mais qu’une demande a été faite, vous pouvez spécifier dans ce champ la date de celle-ci.
Le code CNA à deux positions. Il indique la partie d’entreprise dans laquelle le collaborateur est occupé. Il indique également si ce collaborateur n’est assuré que contre les accidents professionnels (AP) ou aussi contre les accidents non professionnels (ANP) et si une déduction ANP est opérée.
Le début de l’obligation de payer des cotisations est réglementée comme à l’AVS. Les femmes qui ont atteint l’âge de 64 ans et les hommes celui de 65 ans révolus sont dispensés de payer des cotisations.
Fonction de l’employé dans l’entreprise.
Nom du département dans lequel l’employé travail. Ce champ sera imprimé dans le certificat de salaire.
Lieu où travail l’employé.
Cette adresse de paiement désigne de quelle façon le salaire de l’employé va lui être versé.
Ce numéro permet d’identifier la relation bancaire de l’employé. Le numéro de compte IBAN est contrôlé.
Ce numéro correspond au compte courant de l’employé pour le versement des salaires.
Ce numéro de compte est imprimé lors de l’édition de l’ordre de virement.
En fonction du numéro de compte IBAN vous pouvez effectuer la liaison avec l’organisme bancaire en appuyant sur le bouton liaison. Sélectionner la banque dans la liste proposée.
Complément d’information pour le certificat de salaire.
Information sur l’employé.
Information sur l’employé.
Ce champ vous permet d’introduire l’état civil de l’employé (par ex. célibataire, marié. Divorcé, veuf, etc…)
Information sur l’employé.
Ce champ vous permet d’introduire le nombre d’enfants de l’employé vous informant de la perception éventuelle d’allocations familiales.
Ce champ ne contrôle pas le montant perçu pour les allocations familiales. Vous devez ajouter le montant de ces allocations manuellement dans le salaire de base.
Ce champ vous permet d’introduire l’incorporation militaire de l’employé. Cela peut vous être utile si des renseignements doivent être demandés au département des affaires militaires.
Information sur l’employé.
Information des affiliations d’assurance de l’employé.
Ce champ indique le nombre de jours d’absence CNA.
Ce champ vous permet d’indiquer le nombre de jours de vacances auquel l’employé à droit dans l’année.
Ce champ ne contrôle pas si l’employé est en apprentissage ou a plus de cinquante ans, vous devez, donc corriger le nombre de jouis autorisés (5 semaines = 25 jouis).
Ce champ indique le nombre de jours de maladie.
Information sur l’employé.
Ce champ vous permet d’indiquer le nombre de jours cumuler auquel l’employé à le droit dans l’année
Ces dates sont nécessaires pour le décompte annuel CNA et l’attestation de salaire destinée à l’AVS ainsi que pour la détermination du salaire maximum.
Le programme ne permettant pas l’indication de plusieurs dates d’entrée et de sortie, un nouveau numéro personnel doit être attribué en cas de réengagement au cours de la même année.
Le programme n’accepte pas de date de sortie antérieure à la date d’entrée. Dès que le mois de sortie est dépassé, le salaire de l’employé n’est plus traité.
La valeur de ce champ est également imprimée dans le décompte AC de la valeur de fin d’année qui vous amène à la correction du plafond.
Dans les champs année, salaire annuel, salaire mensuel et salaire horaire, vous pouvez introduire les informations relatives à l’employé d’une année antérieure, vous permettant ainsi de vérifier l’évolution de ses salaires.
Cette table vous permet d’introduire toutes les données relatives au salaire de l’employé (par ex. salaire mensuel, heures supplémentaires, frais divers, etc…). Si aucune rubrique n’a été saisie jusqu’ici, vous pouvez rajouter des rubriques à l’aide du bouton [Nouveau] depuis le Ruban [Accueil].
La table possède plusieurs modes :
Le mode [Simuler] pour afficher le calcul du salaire mensuel comme il est représenté dans son salaire mensuel.
Le mode [Modifier] pour ajouter ou modifier des rubriques de calcul pour le salaire de l’employé
L’option [Statique] permet d’afficher toutes les rubriques que possède l’employé.
La valeur [Non] permet d’afficher uniquement les rubriques qui doivent être modifié par mois (nombre d’heure / Nombre de kilomètre / etc….).
Permet d’indiquer un commentaire pour l’employé. Cette note sera imprimée sur le décompte de l’employé.
Ce traitement sera effectué chaque mois. Vous y enregistrerez les mouvements mensuels (par ex. le nombre d’heures effectuées, les repas, les divers frais, le nombre de kilomètres parcours, les avances, etc.). Dans ce traitement, vous allez pouvoir effectuer le calcul des salaires.
Cette table vous permet d’introduire toutes les rubriques de salaire devant figurer sur la fiche de paie de l’employé (par ex. le nombre d’heures effectuées, les repas, les divers frais, le nombre de kilomètres parcourus, les avances, etc.). Une fois les mouvements enregistrés, vous avez la possibilité de visualiser le décompte afin de contrôler l’exactitude de celui-ci.
Numéro de la rubrique. Vous pouvez la sélectionner parmi la liste des rubriques de salaire.
Nombre d’unités pour les valeurs absolues. Les valeurs en pourcent ( % ) calculeront les unités par le chaînage.
Montant ou taux en pour-cent ( % ) devant être utilisé pour le calcul de la rubrique de salaire correspondante.
Certaines rubriques viennent s’afficher automatiquement, tels qu’ AC, AVS/AI/APG, etc.. Ces rubriques sont contrôlées par les différents codes introduits dans la fiche personnelle de l’employé (par ex. code AC, CNA, AVS, etc…). Si vous ne désirez pas traiter l’une de ces rubriques, vous ne devez pas la supprimer, mais lui introduire un montant ou un taux nul.
Pour les frais de voiture, nous lui attribuerons un montant de 60 centimes au kilomètre. Si le résultat d’une rubrique est à zéro, il n’y aura pas de versement.
Pour les employés payés à l’heure, on effectuera le même traitement que pour les frais de voiture, en introduisant le prix à l’heure uniquement.
On peut aussi s’imaginer avoir des employés étant rémunérés en pourcentage (par ex. dans la restauration). Supposons que tous les employés ont le même pourcentage : on définit alors dans les rubriques de salaire que l’unité est en pourcent ( % ) et que le taux est, par exemple, de 13.05 %. On n’aura pas besoin d’ouvrir cette rubrique pour l’employé, mais nous traiterons le chiffre d’affaires dans les mouvements mensuels.
Si, par contre, les employés ont des taux de participation différent, on définira dans la rubrique de salaire un taux nul et, dans le salaire de base des employés, on indiquera le pourcentage correspondant à chacun des collaborateurs.
Cette table vous affiche le calcul du salaire mensuel tel qu’il sera traité et imprimer pour le compte de l’employé.
Cette table, vous permet de visualiser le décompte de salaire pour un employé. Si vous constatez des erreurs, vous pouvez les corriger dans les mouvements mensuels. Une fois les modifications effectuées, relancez la génération des salaires. Lorsque tout est correct, il vous suffit d’imprimer les documents dont vous avez besoin.
Sélectionner la période à visualiser.
La gestion des absences vous permet de saisir toutes les absences d’un employé (maladie, accident, vacances, etc..). Une fois que les jours d’absence ont été saisis, les valeurs contenues dans la fiche personnelle de l’employé seront mises à jour automatiquement. Il vous est également possible d’imprimer une liste des absences pour chacun des employés.
Pour saisir les jours d’absence d’un employé, vous devez sélectionner l’employé dans la liste. La table vous affiche tous les jours d’absence de l’employé.
Lorsque vous êtes dans l’écran de saisie des jours d’absence, vous devez indiquer la date de début et la date de fin de l’absence. Une brève description peut être enregistrée, vous permettant de mentionner la raison de l’absence. Vous avez la possibilité de définir trois types différents d’absence (congé, absence CNA et maladie).
Cet onglet permet d’ajouter les informations des enfants relatives à une allocation pour enfant.
Voilà enfin la partie du programme vous permettant d’effectuer la gestion des salaires de vos employés. Ce traitement sera effectué chaque mois.
Vous retrouvez le bouton [Génération] dans le groupe [Actions] dans le ruban [Accueil].
Une fois la génération lancée, l’écran apparaît vous indiquant le pourcentage du traitement ayant déjà été effectué.
Numéro de la période de traitement. Ce numéro doit être compris entre 1 et 12.
Indiquer la date du payement et de l’émission du décompte. Ces dates sont imprimées dans le décompte du salaire de l’employé.
Cette option vous permet de supprimer les mouvements mensuels et les décomptes des employés. Étant donné que seule la période en cours peut être modifiée, cette fonctionnalité vous permet de l’effacer un décompte mensuel pour effectuer une correction. Une nouvelle génération sera nécessaire.
Une fois la suppression lancée, un nouvel écran apparaît vous indiquant la période effacée
Permet d’indiquer un commentaire à l’ensemble des employés. Cette note sera imprimée sur le décompte de l’employé.
Effectue le traitement du calcul pour chaque décompte des employés
Ferme l’écran de la génération des salaires.
Une fois que votre génération des salaires mensuels est terminée, vous pouvez exécuter la génération du fichier de paiement avec la norme (ISO 2002) pour le transmettre à votre banque pour l’exécution des paiements.
Le système, vous présente dans une table les employés concernés pour le paiement avec le montant pour chaque employé et le total général de l’ordre de virement.
L’écran vous indique la période utilisée pour le virement et la date du paiement que vous pouvez encore modifier avant le transfert.
L’onglet [Etats], vous permet d’avoir un aperçu, une impression ou un PDF de vos différentes listes.
Avant d’aller dans l’onglet [Etats], vous devez dans l’onglet [Accueil], sélectionner vos salariés. Pour cela, vous avez 3 possibilités de sélection:
Le salaire AVS figurant sur l’attestation de salaires pour l’AVS est enregistré par les caisses de compensation AVS sur les comptes individuels (CI) des personnes assurées et est déterminant pour la perception des cotisations ainsi que pour les prestations d’assurance.
Une fois l’année civile écoulée, l’entreprise doit communiquer à la Caisse de compensation AVS les salaires qui sont soumis aux primes et aux cotisations.
Les montants des salaires figurant dans la récapitulation ainsi que les éventuels autres salaires soumis aux primes qui n’ont pas été traités avec le programme salaires (par ex. salaires convenus pour les associés ou les membres de la famille assurés à titre obligatoire, etc.) doivent être reportés par l’entreprise sur la déclaration de salaires qui lui est adressée par la CNA.
Une fois l’année civile écoulée, l’entreprise doit communiquer à la CNA les salaires qui sont soumis aux primes et aux cotisations.
Ce décompte contient tous les éléments constitutifs de la paie. Cette édition doit normalement être imprimée en deux exemplaires, un pour l’employé et l’autre pour le patron. La copie destinée à l’employeur doit être conservée et classée précieusement.
Ce journal contient une récapitulation de tous les genres de salaire pour tous les employés et pour chacune des périodes.
Cette liste contient une récapitulation des genres de salaire. Cette édition contient le montant total des différents genres de salaire ainsi que le montant cumulé depuis la première période traitée. Cette liste doit être imprimée pour chacune des périodes.
Ce journal contient une récapitulation des salaires pour tous les employés et pour chacune des périodes.
Ce journal contient une récapitulation des totaux mensuel versé /AVS / AC et des bases de salaire pour tous les employés et par mois.
Ce journal contient une récapitulation de tous les genres de salaire par employé et pour chacune des périodes.
Informations détaillées de l’employé avec ces rubriques.
Compteur du dernier employé créé : le numéro suivant sera proposé à la création d’un nouvel employé.
Indique l’année utilisée pour le traitement des salaires.
Indique le mois en cours de traitement pour la simulation et pour la génération des salaires.
Indique si vous désirez que le programme crée automatiquement vos écritures dans le module de comptabilité générale à la fin de traitement de la génération du salaire mensuel.
Choisissez votre banque que vous avez préalablement configurée dans l’onglet [Outils]
Votre N° de compte en banque
Cette table permet de créer les références bancaires de l’entreprise pour pouvoir générer un fichier de paiement, selon la norme ISO 20022.
Il est important de remplir la colonne de votre compte IBAN et celui du No clearing de la banque. Le système vous propose automatique une liste des banques correspondantes.
Les rubriques de salaire sont la base principale du programme Salaires. Il est donc important que vous preniez le temps nécessaire afin de bien comprendre leur fonctionnement. Les rubriques de salaire correspondent aux différentes lignes que vous pourrez trouver dans un décompte de paie: salaire mensuel, salaire horaire, heures supplémentaires, déduction CNA, frais de représentation, avance sur salaire, etc…
Pour la configuration des rubriques [Outils] / [Salaire] / [Rubriques]
Traitement mensuel: prime sur toutes les informations (Voir traitement mouvements mensuels)
Rubriques personnelles: prime sur les rubriques de salaire (Voir salaire de base)
Rubriques salaires: contient les informations de base (Voir traitement des rubriques de salaire)
Pour la suite du programme, il est important que vous ayez compris les priorités dans les rubriques ainsi que leur fonctionnement. Cette table vous permet de choisir la rubrique de salaire que vous désirez traiter ou encore d’en ajouter une nouvelle.
Pour ajouter une rubrique vous avez le choix
Le département vous permet de regrouper un ensemble de rubrique pour un département précis. Ceci permet de segmenter pour des statistiques ou pour les charges patronales différentes imputations. Si vous utilisez des départements il est conseillé de numéroter vos rubriques au minimum sur 4 chiffres. La première étant utilisée pour le département et les 3 autres chiffres, selon la description ci-dessous.
Vous allez pouvoir définir toutes les rubriques de salaire correspondant au besoin de votre société. En appuyant sur les touches mentionnées ci-dessous, certaines opérations peuvent être exécutées.
Ce champ vous permet de définir le numéro de la rubrique de salaire. Ce numéro sera utilisé pour appeler la rubrique chaque fois qu’il vous sera demandé. Dans les rubriques étant définies en standard, nous avons adopté la numérotation ci-dessous, ceci n’est pas une obligation, mais une suggestion.
100-199 Salaire de base (salaire mensuel, salaire horaire, etc….)
200-299 Allocations au brut (heures supplémentaires, etc…)
300-399 Déductions du brut (AVS,AI,APG, AC,CNA, ec..)
400-499 Allocations au net (frais de représentants, frais d’auto,etc..)
500-599 Déductions du net (avances, cession de salaire, etc..)
600-999 Statistiques (salaire brut, salaire AVS, base CNA, etc…)
Description de la rubrique en question. Ce texte apparaîtra lors de l’édition des différentes listes et décomptes.
Ce champ vous indique si la rubrique de salaire doit être cumulée (+) ou soustraite (-) dans le décompte de salaire.
Détermine le type de rubrique. Elle influence le calcul des déductions et plafonds AVS, AC, CNA et indique dans quelle case du certificat de salaire les montants doivent figurer. Vous pouvez le sélectionner parmi la liste des types de rubriques. La signification de ces types est la suivante :
On définira par exemple les déductions d’avance sur salaire sur le type 60. La déduction sera ainsi faite sur le décompte de salaire, mais ne touchera ni aux décomptes AVS, AC, CNA, ni aux certificats de salaire.
Le numéro de compte de la comptabilité générale étant touché par la rubrique en question.
La distinction entre les assurés de sexe masculin et ceux de sexe féminin est nécessaire pour certaines rubriques en raison des taux de prime différents qui sont appliqués. Si aucune valeur n’est saisie dans ce champ, cela signifie que tous les employés devront être traités.
Ce champ vous indique quelle doit être l’unité à utiliser lorsque la rubrique correspondante est sélectionnée. Le traitement peut s’effectuer en calculant un pourcentage d’un montant soumis (par ex. AVS, AC, CNA, etc.) ou en multipliant un nombre d’unités par un montant donné (par ex. salaire mensuel, salaire horaire, etc.)
Ce champ vous indique si la rubrique de salaire doit être imprimée dans le décompte de paie des employés. Pour toutes les autres éditions, cette rubrique de salaire sera imprimée.
Ce champ vous indique si la rubrique de salaire est une statistique. Les rubriques de statistique ne s’affichent pas dans le salaire de base ainsi que dans les mouvements mensuels, mais sont imprimées dans les différents états.
Ce champ vous indique si la rubrique de salaire doit être prise dans le total du salaire
Le numéro de compte de la comptabilité générale étant touché par la rubrique pour la charge patronale.
Ce champ contient le taux ou le montant valable pour la charge patronale pour cette rubrique.
Cette table contient
Contient la méthode calcul (%) ou (francs)
Permet de déterminer une table avec plusieurs taux. Comme par exemple pour un pourcentage sur le chiffre d’affaire.
Le taux ou le montant valable pour tous les employés (par ex 5.125% pour l’AVS)
Ces champs contiennent les informations indiquant le plafond minimum mensuel et annuel à ne pas dépasser pour les rubriques AC, CNA. L’exemple ci-dessous la rubrique AC.
Dans cette table vous allez indiquer toutes les rubriques dans l’unité de calcul ou le total doivent être renvoyé dans les rubriques.
L’exemple ci-dessus pour la rubrique du salaire mensuel.
Cette table contient
Ce champ vous permet d’indiquer l’opération de calcul à effectuer (+) pour une addition et (-) pour une soustraction.
Si une rubrique de salaire a comme signe opérateur (-) et que vous spécifiez dans le chaînage un signe (-), le montant sera ajouté à la rubrique chaînée.
Numéro de la rubrique devant être enchaînée. Vous pouvez la sélectionner parmi la liste des rubriques de salaire.
Ce champ vous permet de spécifier quel type de montant doit être utilisé pour calculer le chaînage.
Afin de mieux comprendre le fonctionnement du chaînage, nous allons prendre l’exemple de la rubrique salaire mensuel (100). Celle-ci est définie avec un chaînage comme indiqué ci-dessous.
Dans le salaire de base de l’employé, nous définirons un salaire mensuel avec un ensemble de rubriques qui seront ajoutées automatiquement. Comme cet employé est soumis à la déduction AC (320), prime AANP hommes (325) et à la déduction AVS (330).
Lors du calcul des salaires, le programme une fois arrivé à la rubrique 100 va calculer une fois 4000 francs comme salaire mensuel et versera ce montant dans chacune des rubriques enchaînées. Cette somme sera également versée dans chacune des rubriques enchaînées (qui dans cet exemple sont identiques).
Le programme va ensuite calculer individuellement le montant des rubriques et ensuite transférer les montants obtenus dans le décompte de paie de l’employé.
Il peut arriver que le pourcentage ( % ) de la rubrique ne soit pas définie, dans ce cas, il faudra l’introduire dans le salaire de base des employés.
Par le fait que la rubrique personnelle prime sur la rubrique de salaire, le calcul s’effectuera correctement.
Effectue la mise à jour de la liste des bases salaire.
La clôture annuelle permet de remettre à zéro toutes les données relatives à la comptabilité des salaires.
Le système archive automatiquement vos données et permet de les retrouver par l’option de classement sous ruban [Accueil] sous le groupe [Recherche].
Permet d’exporter vos données pour les importer dans le logiciel de l’état de Vaud (NCS) établissement électronique des certificats de salaire.
Le salaire brut est généralement la somme de tous les genres de salaire constituant la paie, rectifications éventuelles comprises et doit être défini de la même façon dans toutes les listes et tous les décomptes (décomptes de paie individuels, journal des salaires, récapitulation des genres de salaire, pièces comptables, décompte annuel CNA, etc.).
La base CNA est la somme de tous les genres de salaire soumis à la CNA, sans tenir compte du salaire maximum assuré ni du code CNA ‘NA (personnes assurées et non assurées).
Le salaire CNA est le salaire soumis aux primes, lequel se calcule à partir de la base CNA valable pour les personnes assurées, compte tenu du salaire maximum.
La base AVS est la somme de tous les genres de salaire soumis AVS, sans distinction entre les personnes assurées et non-assurées.
Le salaire AVS est le salaire soumis aux cotisations qui sert de base au calcul de la déduction à opérer sur le salaire et qui doit être déclare à l’AVS. Il peut être formé à partir de la base AVS, déduction faite du montant exonéré valable pour les personnes bénéficiant de rentes et du salaire des personnes non-soumises aux cotisations.
Le salaire AC est le salaire soumis aux cotisations AC, qui est calculé à partir de la base AVS, compte tenu du salaire maximum pour les personnes soumises aux cotisations.
Suivant leur nature, les prestations d’assurance telles qu’indemnité journalière accident et maladie, allocations pour perte de gain, etc., ne font pas partie du salaire soumis au décompte de l’AVS ou de l’AA et doivent être désignées en conséquence. Les prestations de tiers sont à traiter dans les champs de base avec le genre de salaire auxiliaire correction de salaire. Cela permet d’utiliser les mêmes genres de salaire lors d’un traitement n’ayant pas de versement intégral du salaire.
Lorsque, pour les salaires nets, il est renoncé à la déduction des cotisations AVS et AC du travailleur, les montants de ces cotisations doivent être calculés et indiqués pour les personnes en question, comme genre de salaire soumis aux primes CNA et aux cotisations AVS et AC (par ex. dans le compte salaire individuel) et doivent aussi figurer dans la récapitulation des genres de salaire comme genres de salaire séparés.