Après ce chapitre d’introduction, vous serez en mesure de créer vos comptes débiteurs, de passer vos écritures et d’effectuer le changement de période. Nous vous montrerons également comment nous utilisons les différentes possibilités d’édition et comment nous sauvegardons les données
Pour ajouter un nouveau créanciers, utiliser le bouton Nouveau.
Commencez par sélectionner la fiche article que vous souhaitez modifier puis modifier les informations dans l’encadré Détails. Validez la modification en sélectionnant le bouton Valider.
Commencez par vous positionner sur la fiche que vous désirez effacer et utiliser le bouton Supprimer. Vous devez confirmer pour l’effacement.
Le champ intitulé est utilisé pour la forme de politesse (Monsieur, Madame, etc).
Ce champ est libre pour décrire le nom et prénom d’une personne ou la société avec un responsable. Vous pouvez à l’aide de la touche entrée inscrire plusieurs lignes.
Ce champ est libre pour décrire l’adresse de l’entreprise. Vous pouvez à l’aide de la touche entrée inscrire plusieurs lignes.
Champ pour la saisie de la case postale.
Champ pour la saisie du numéro postale et de la ville pour l’adresse.
Champ pour la saisie du code pays.
La numérotation de la nouvelle fiche s’effectue automatiquement en incrémentant le compteur des numéros de fiche. Il est paramétrable dans la configuration des adresses.
Ce numéro est unique et une fois qu’il est attribué sur une fiche, vous ne pouvez plus le modifier.
L’abréviation est un code unique qui permet d’identifier différemment le nom d’une adresse. Au contraire du numéro de fiche, l’abréviation est modifiable en tout temps. D’autre part ce champ peut contenir aussi bien du texte que des chiffres, afin de vous permettre la plus grande souplesse dans votre système de codification.
Mentionne le nom utilisé pour les tri et recherche des adresses. Exemple pour un particulier le champ « Nom » sera égal à « Pierre Dupont ». Si on ne mentionne pas sous nom clé « Dupont » la fiche sera classé sous la lettre « P » et non sous la lettre « D ».
Ces champs vous permettent de saisir les informations concernant les numéros de télécommunication de votre interlocuteur. A cet effet, nous vous conseillons d’utiliser une systématique de saisie, de manière à avoir tous vos numéros de téléphones saisis de la même manière. Ceci vous procurera une unité dans vos fiches d’adresses et par conséquent dans vos listes.
Vous permet d’inscrire l’adresse pour le courrier électronique (pierre.dupont@sardi.ch). Le bouton à côté charge directement le gestionnaire de courrier par défaut en transférant l’adresse pour le message.
Vous permet d’inscrire l’adresse Internet du site pour une adresse (www.sardi.ch). Le bouton 
charge directement le navigateur par défaut et vous positionne sur la bonne page.
Cette option vous permet de déterminer cette fiche comme un Débiteur en utilisant une des catégories proposées. Ces catégories sous configurées sous la configuration des adresses Catégories
C’est un champ à propositions, correspondant à la table des codes langues. Les valeurs que vous aurez préalablement saisies sous la configuration générale Langue vous permettra de sélectionner le code langue adéquat pour cette fiche d’adresse.
Le code langue est utilisé lors de l’édition des documents et vous permet d’imprimer ceux-ci en français, en allemand, en italien ou dans la langue que vous souhaitez.
Il s’agit ici d’un champ à propositions dans lequel vous avez la possibilité d’enregistrer le collaborateur qui s’occupe de cette fiche. Les références qui vous sont proposées sont celles que vous aurez préalablement saisies comme références internes dans la configuration adresses Référence interne
Les données nécessaires à toute opération de prospection ou d’envois personnalisés peuvent être saisies dans ces champs.
C’est également un champ à propositions dont les valeurs correspondent à la table des monnaies que vous aurez préalablement saisies dans la configuration générale Monnaie
Rubrique indicative de la date de création de la fiche débiteur
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Selon la table des paramètres pour les conditions de paiement dans Option/Générale/
Pour attribuer à un client ou à un fournisseur un compte qui lui est propre en comptabilité générale. Si ce champ est à zéro, ce sont les comptes créanciers groupés qui seront utilisés en comptabilité générale.
Ce champ permet de définir le crédit permit pour cette fiche.
Spécifie pour la gestion des documents le nombre de copies désirée pour l’impression avec cette fiche.
Si ce champ est validé, les calculs de chiffre d’affaires seront pris en considération pour cette fiche sinon ils seront ignorés.
Si ce champ est validé, le client recevra des rappels sinon il sera ignoré.
Détermine le type de prix qui est à appliquer pour ce client. La relation des types de prix se définissent dans Evolution Stock.
La table dessous vous permet de mentionner des prix spéciaux par numéro d’article ou en spécifiant le nom du groupe des articles entre « [ ] » avec une valeur dans la remise, elle sera appliquée automatiquement dans la gestion des documents.
Mentionne votre numéro client auprès d’un fournisseur
Mentionne une référence pour le fournisseur
Indique le numéro TVA du fournisseur
Afin de vous assurer la plus grande souplesse dans l’enregistrement de vos informations, nous avons créé dix champs libres que vous pouvez utiliser comme bon vous semble : deux au format texte, deux au format date et 6 au format texte avec propositions (liaison à une table de propositions).
Les dix cases à option sont libres et chaque libellé peut être modifié par le menu Outils / Texte écran. JE COMPREND PAS COMMENT LES MODIFIER??? C’EST AVEC CTRL+ALT+T?????
Les six champs à droite correspondent aux tables de critères préalablement saisies dans la Configuration Adresses / Critères des adresses. Ils se présentent sous la forme de tables à propositions. Vous avez donc la possibilité de saisir plusieurs options pour un critère.
Ces deux champs sont au format date (sans propositions) et sont libres dans leur utilisation.
Ces deux champs sont au format texte (sans propositions) et sont libres dans leur utilisation.
Cet onglet vous permet d’attacher des personnes de contact à l’adresse en cours, ce qui vous permettra de mieux connaître vos interlocuteurs.
Vous accédez aux contacts par l’onglet Contact de la fiche de détail de l’adresse. La liste des personnes en contact s’affiche sous la forme d’un tableau, dans lequel apparaissent le nom, le prénom des personnes en contact.
Pour attacher des personnes de contact, utiliser le bouton Nouveau
Le champ intitulé est utilisé pour la forme de politesse (Monsieur, Madame, etc).
Les champs nom et prénom de la personne de contact.
Ce champ est libre pour décrire l’adresse du contact. Vous pouvez à l’aide de la touche entrée inscrire plusieurs lignes.
Champ pour la saisie du numéro postale et de la ville du contact.
Pour la fonction de la personne de contact ainsi que son département.
Pour le téléphone interne de la personne de contact.
Vous permet d’inscrire l’adresse mail (pierre.dupont@sardi.ch). Le bouton à côté charge directement le gestionnaire de courrier par défaut en transférant l’adresse pour le message.
Vous permet d’inscrire l’adresse Internet du site pour une adresse (www.sde.ch/dupont.html). Le bouton à côté charge directement le navigateur par défaut et vous positionne sur la bonne page.
Pour un commentaire éventuel relatif à la personne de contact.
Cet onglet vous permet de relier des fiches entre elles, c’est-à-dire de lier une ou des adresses secondaires à une adresse principale.
Pour ajouter une nouvelle liaison à votre adresse utiliser le bouton Nouveau, le système ouvre une fenêtre pour rechercher votre adresse a lier.
Commencez par vous positionner sur la liaison que vous désirez effacer et utiliser le bouton Supprimer. Vous devez confirmer pour l’effacement.
La gestion des tâches vous permet de gérer le suivit d’information à effectués ou de mentionner celles qui sont déjà effectuées pour conserver une trace concernant des visites, des contact téléphoniques, des envois de documentations. Bref un suivit des affaires.
Pour ajouter une nouvelle tâches à votre adresse utiliser le bouton Nouveau du ruban Accueil. L’écran de saisie de la tâche s’affiche.
Commencez par vous positionner sur la tâches que vous désirez effacer et utiliser le bouton Supprimer. Vous devez confirmer pour l’effacement.
Le champ Type est un champ à proposition et correspond au type de tâche.
Vous pouvez saisir la date de la tâche et éventuellement l’heure si nécessaire.
Le champ Contact est également un champ à proposition dont les valeurs correspondent à la table des contacts, préalablement saisie pour la fiche en cours. Ces valeurs sont accessibles au moyen du bouton […] Pour de plus amples informations au sujet des contacts, veuillez vous référer au chapitre des contactes
Ces rubriques vous permet de saisir le descriptif de la tâche.
Vous permet d’alimenter la tâche avec un descriptif multi-ligne pour cette tâche.
La gestion des documents est la solution simple pour le classement de tous type document Word / Excel/ Pdf / etc … ou autres lié avec une adresse.
Pour ranger un document il vous suffit d’utiliser la technique Glisser déplacer (Drag and Drop) dans la zone documents.
Réorganisez les fenêtres de sorte que le fichier source et la fenêtre Evolution de destination soient ouvertes et visibles. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez faire glisser et déplacez-le dans la zone Evolution des documents.
Les notes sont un complément à la fonction mémo de l’adresse. Elle permet les mêmes fonctions pour la saisie de l’information, mais ne vous limite pas dans le nombre de notes par adresse. De plus, vous pouvez saisir une date, une heure est le titre de la note pour l’affichage, ceci permettra d’afficher une vue pour l’ensemble des notes d’une adresse.
L’historique vous permet de consulter toutes les lignes d’une catégorie de documents par rapport à une adresse.
Vous commencez par déterminer pour quel type de document vous souhaitez consulter l’historique. Le système vous affiche la liste des documents disponibles.
Compléter la période que vous désirez consulter et lancer la recherche à l’aide du bouton [Chercher].
Cette onglet vous permet d’avoir une vision des postes ouverts ou d’un extrait de compte pour votre créancier.
Compléter la période que vous désirez consulter et lancer la recherche à l’aide du bouton [Chercher].
Vous permet d’afficher la statistique mensuelle des chiffres d’affaire avec comparaison de l’année passée.
L’onglet [Etats], vous permet d’avoir un aperçu, une impression ou un PDF de vos différentes listes.
Avant d’aller dans l’onglet [Etats], vous devez dans l’onglet [Accueil], sélectionner vos débiteurs. Pour cela, vous avez 3 possibilités de sélection:
Dans le détail d’une adresse, vous retrouverez toutes les informations importantes, telles que les informations générales, les données complémentaires (référence interne, fonction, catégorie, etc.), les aspects financiers, les critères ainsi que les tarifs (remise, marge (%) ).
Vous permet d’avoir un échéancier des postes ouverts. Cela vous permettra de suivre les factures impayées et de repérer également les factures arrivant à échéance ou en retard, vous facilitant ainsi les relances. Sur le côté droite de votre écran, vous avez la possibilité de trier par nom de la société ou le numéro. Vous devez aussi choisir une période de fin, la table des taux et si vous souhaité le détail des lignes.
L’extrait de compte d’un débiteur est un document essentiel qui récapitule toutes les transactions entre votre entreprise et un client débiteur. Il permet de voir toutes les opérations effectuées avec le débiteur, y compris les factures émises, les paiements reçus, les crédits ou notes de crédit accordés, et les soldes restants. Cela offre une vue claire de la situation financière entre les deux parties. Sur le côté droite de votre écran, vous devez définir la période et choisir si vous souhaité importer les références.
Le journal des paiements d’un débiteur est un document comptable qui répertorie toutes les transactions de paiement effectuées par un débiteur (client). Il permet de suivre chaque paiement reçu d’un débiteur, facilitant ainsi la gestion des créances et l’identification des factures réglées ou en attente. Sur le côté droite de votre écran, vous devez définir la période ainsi que le numéro de compte.
Dans la liste d’adresses, vous trouverez le numéro de la fiche, la société/le nom, l’adresse ainsi que les numéros de téléphone et les adresses e-mail.
La liste des postes ouverts vous permet de visualiser l’ensemble des factures émises mais non encore réglées par le débiteur, ainsi que les échéances de paiement.
La liste des commandes en cours d’un débiteur vous sert à suivre et à gérer les commandes en attente ou en traitement d’un client. Sur le côté droite de votre écran, vous avez la possibilité de trier par le nom de la société, le N°article, le N° de document,…et vous avez le choix d’afficher le détails des lignes.
Vous permet d’avoir un aperçu des statistiques des chiffre d’affaire annuel.
Vous permet d’avoir un aperçu des statistiques du chiffre d’affaire mensuel.
Vous permet d’avoir un aperçu sous forme de graphique du chiffre d’affaire annuel.
Les statistiques des postes ouverts par contre-partie vous permet de visualiser les différents compte utilisé pour ce débiteur. Sur le côté droite de votre écran, vous devez définir la date de fin.
Correspond au dernier numéro que vous souhaitez attribuer à une facture débiteur.
Correspond au dernier numéro que vous souhaitez attribuer à un acompte.
Correspond à la réduction maximale que vous accordez à vos clients
En cochant cette case vous appliquerez manuellement l’escompte
En cochant cette case vous bloquer la création de nouveaux documents lorsque la limite de crédit est atteinte ou dépassée.
Représente le début de la période en cours
Représente la fin de la période en cours
Correspond au nombre de rappel qui peut-être envoyé.
Pour augmenter votre flux de trésorerie, le système vous permet d’éditer les rappels à une fréquence plus rapide (chaque jour / semaine/ 10 jours/ 20 jours,….)
Indiquer le dossier temporaire pour la génération des rappels en PDF pour impression ou l’envoie par email.
Votre logo sera affiché sur la lettre de rappel
Représentent les comptes attribués de manière permanente à des débiteurs spécifiques. Ces comptes servent à enregistrer toutes les transactions financières.
Appuyer sur le bouton Ajouter
Le nombre de rappel que vous désirez
La langue choisit pour vos textes de rappels
Les frais de rappel que vous souhaitez appliquer
Texte de l’entête de votre rappel
Texte du pied de page de votre rappel
Texte pour l’envoi de votre rappel par mail.